Normalización
1.
Normalización:
Normas ISO:
Es un conjuntos de normas sobre calidad y gestión de calidad,
establecidas por la organización internacional
de normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización
o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen
tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas especificas de
implantación como los métodos de auditoria.
ISO especifica la manera en que
una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles
de servicio. Existen mas de 20 elementos en los estándares de esta ISO que se
relacionan con la manera en que los sistemas operan.
2.
Formularios: definición, objetivos.
Diseño
de formulario,
consideraciones
para su elaboración.
Control
de formularios:
Un
formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado para que el
usuario introduzca datos estructurados (nombres, apellidos, direcciones, entre
otros) en las zonas correspondientes, para ser almacenados y procesados
posteriormente. Esto ayuda a que diferentes instancias, registren datos
personales de la persona que los llena para posteriormente ser acreedor al
servicio solicitado, siempre y cuando, los datos sean llenados correctamente.
Su
objetivo es llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos
medios para alcanzar un fin. Facilitar el flujo de información y el
procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar
y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas
transacciones.
Por
ejemplo , si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar
enviando comentarios sobre nuestro artículos en internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir
los datos básicos como nombre, apellidos y correo electrónico.
Diseño del formulario:
Pueden ser de diferentes tipos
como son :
•Hojas sueltas: Son los
formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quien se solicite
el trabajo, el sistema de impresión varia entre maquinas tipográficas y
rotativas ( con corte posterior para
formar la hoja suelta).
•Hojas continuas: Son formularios
cuya producción se realiza en maquinas rotativas. Permiten que la información
que se consigne sea impresa por una impresora.
•Tarjetas: Son formularios
realizados en un gramaje, especial normalmente en cartulina. El gramaje
dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta.
•Sobres: Los sobres son realizados
en formas, tamaños y gramaje especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobre
tamaño carta, sobre manila o bolsa y sobre de enrutamiento de correspondencia.
•Formulario electrónicos: Los
formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los
que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de
manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlos.
Estos formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud
prefijada, o bien de longitud variable . Los campos de lista desplegable
ofrecen una serie de opiniones de entre las cuales el usuario debe elegir una.
Condiciones para su elaboración:
Debemos considerar ciertos
aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a
considerar es realizar una revisión y
determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan el
mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándares de papel y letra
adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la
formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales
para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los
responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas
libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión
se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple
su objetivo.
Control de formulario:
Es un plan o método usado por la
gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina , mediante la
normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar
ajustes o para utilizar los formularios en forma mas eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.
El control de formulario se debe
centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para
dar una visión amplia, necesitaría para la revisión, coordinación y mejora de
la instalación de los formularios. Se
debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el
analista es quien decide como deben ir distribuidos los datos y el usuario
decide cuales son los datos necesarios
En la etapa del control de
formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como
política de a empresa y la comprensión de los factores que componen el
problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimiento. Los componentes básicos de este programa deben ser la función
que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
3.Manuales
administrativos: Ventajas
y desventajas.
Clasificación,
tipos. Procedimiento
General para elaborar Manuales
administrativos:
Entre las ventajas mas
importantes , se encuentran las siguientes:
•Logra y mantiene un solido plan
de organización
•Asegura que todos los interesados
tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes
•Facilita el estudio de los
problemas de organización.
•Sistémica la iniciación, aprobación y publicación de
las modificaciones necesarias en la organización.
•Sirve como una guía eficaz para
la preparación, clasificación y compensación del personal clave
•Determina la responsabilidad de
cada puesto y su relación con los demás de la organización.
•Pone en claro las fuentes de
aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
•La información sobre funciones y
puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de
comprobación del progreso de cada quien.
•Conserva un rico fondo de
experiencia administrativa de los funcionarios.
Entre las desventajas encontramos
las siguientes:
•Muchas compañías consideran que
son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes
•Algunas consideran que es
demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
•Existen el temor de que pueda
conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
•Su deficiente elaboración provoca
serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
•El costo de producción y
actualización puede ser alto.
•Si no se actualiza
periódicamente, pierde efectividad.
•Incluye solo aspectos formales de
la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es
notorio para la misma.
•Muy sintética carece de utilidad
, muy detallada los convierte en complicados.
Existen diversas clasificaciones
y tipos de manuales que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su contenido:
•Manual de historia: Su propósito es proporcionar información
histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros,
administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama
introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.
•Manual de organización : Su
propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a
través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos y las relaciones.
•Manual de políticas: consiste en
una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos.
•Manual de procedimientos: es la
expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales se canalizan la actividad operativa del organismo.
Manual de contenido múltiple:
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos
manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales
Por su función especifica:
•Manual de producción: Consiste en
abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas
cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de
coordinar el proceso de fabricación, es tan reconocida, que en las operaciones
de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
•Manual de compras : el proceso de
comprar debe estar escrito, consiste en definir el alcance de compras, definir
la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
•Manual de ventas: Consiste en
señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información
comprendidas en el trabajo de ventas. Al personal de ventas es necesario darle
un marco de referencia para tomar
decisiones cotidianas
•Manual de finanzas: Consiste en
asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de
la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la
organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y
suministro de información financiera.
•Manual de contabilidad: Trata
acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente
de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
•Manual de crédito y cobranzas: se
refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta
actividad. Entre los aspectos mas importantes que puede contener este tipo de
manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y
cobro de las operaciones, entre otros.
•Manual personal: abarca una serie
de consideraciones para ayudar a comunicar as actividades y políticas de la
dirección superior en que se refiere a personal.
•Manual técnico: Trata acerca de
los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora
como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de
la actividad y como información general para el personal interesado en esa
función.
•Manual de adiestramiento o
instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas
de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de
procedimientos.
General:
•Manuales generales de
organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el
organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura
funcional.
•Manual general de procedimientos:
Este es también resultado de la planeación , contiene los procedimientos de
todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de
uniformar la forma de operar.
•Manual general de políticas: Se
refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior, para toda la
empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía.
•
Especifico:
•Manual especifico de
reclutamiento y selección: se refiere a una parte de un área especifica , y
contiene la definición a uniforme respecto al reclutamiento y selección
personal en una organización.
•Manual especifico de auditoria
interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación
especifica a determinados tipos de actividad.
•Manual especifico de políticas de
personal: Este se enfoca a definir políticas , pero de un área especifica de la
organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de
personal.
•Manual especifico de
procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el
orden de importancia de un área especifica, a fin de capitalizar las
oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.
Procedimiento general para
elaborar manuales administrativos:
1)Planificación del trabajo: En
esta etapa se conforman un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los
manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las
unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios
determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable
quien conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el
contenido y la presentación de la información
2)Búsqueda de la información: una
vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la
información necesaria para la elaboración de los manuales, según las
herramientas metodológicas establecida previamente y las técnicas
investigativas seleccionadas.
3)Análisis de la información: una
vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del
manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden
lógico para el desarrollo del manual
4)Elaboración del manual: se
establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizara para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:
* la redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual,
para manejar un vocabulario claro , preciso y comprensible. *la elaboración de diagramas, ya sea de flujo,
de distribución , espacio físico, entre otros. * el formato, asegurándose de
que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad
de letra .
5)Validación del manual: una vez
que se tiene elaborado el manual administrativo, el ismo se debe presentar al
jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el
manual. Para que procedan a validar si la información presentad corresponde con
las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde
realizar tanto a la institución , como a la o las unidades administrativas a
las que va dirigido el manual.
6)Autorización del manual: Cuando
se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este
punto, el jerarca institucional o el responsable de la unidad administrativa
correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar
con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en
general o de las unidades administrativas correspondientes.
7)Difusión y distribución del
manual: Una vez valido y autorizado un manual, es muy importante que se
distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes , con
el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, y lo utilicen en
la practica.
8) Revisión y actualización del
manual: Los manuales son objeto de revisiones periódicas , y por lo tanto,
deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la institución, para
ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de
los mismos, con el fin de que se, matengan apegados a la realidad
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