organización y sistemas

Organización y Sistemas

1. Origen y Antecedentes:

Organización y Sistemas tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura organizativa funcional y procedimental de la organización al  fin de cumplir con las metas y objetivos, resaltando 2 fases importantes en la  evolución  de la misma

Primera fase comprende el periodo desde (1917 a 1964), fecha en la cual se registra los equipos administrativos como los departamentos administrativos y culminando con la instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración.

Segunda Fase, se comprende por mediado del año (1965) donde se implanto técnicas administrativas en la estructura de la misma.

         Con el transcurso de los años las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de Organización y Sistemas se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

"Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"

"Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

"Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

2. Definición:

Organización y Sistemas:

Ciencia que estudia procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema.

Sistema:

Es un conjunto de elementos conectados entre si para realizar un fin o una meta.

Organización:

Agrupación de individuos con fines comunes. . Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un súper sistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones.

3. Naturaleza de las funciones

De la Unidad de Organización y Sistemas:

Se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa  cuando van a ahorrar y hacer mas eficiente cuyos antecedentes que vienen de 1821 y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965

Funciones asesoras:

Es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones, sin dar ordenes, ya que éstas provienen de línea.

Existes dos casos:

En una secretaria, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente.

En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o sub gerente general.

El asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas.

4. Características de los análisis

De Organización y Sistemas:

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales son:

1.Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

2.Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

3.Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

4.Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

5.Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

6.Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

7.Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

8.Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

8.PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

9.Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

10.Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

11.Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:

*Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

*Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

*Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

5. Perfil del analista de

Organización y Sistemas:

Condiciones Generales.

Para que un analista de Organización y Sistemas ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

*Poseer conocimientos  especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.

*Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.

 *Ser creativo, hábil y auto confiable.

*Poseer facilidades para las relaciones humanas.

*Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Condiciones Particulares:

 *Analizador. Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuales son los que debe anotar para su posterior análisis.

*Orientador. El trabajo de O y S es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos. 

*Perceptivo. Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener. 

*Buen oyente. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primer pregunta, debe seguir las respuesta del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

*Creador e innovador. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.

 *Vendedor. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

6. Tipos:

Organización Lineal o Militar

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Organización Funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Organización Lineo- funcional

Es una combinación de Organización Lineal y Funcional

LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada función especial.

FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es mas aplicable en las empresas.

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Organización staff

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Organización matricial

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Organización divisional

Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o sus mercados. Utiliza la departamentalización en base a productos, áreas o clientes. Y esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica. Cuando esta des centralización existe se habla siempre de división y no de departamentico.

Organización por comités

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto

Organización por equipos de trabajo

Por equipo de trabajo La constitución del equipo de trabajo es la actividad más delicada con la que se enfrenta un Director de Proyecto, y en la que más debe demostrar sus capacidades. El equipo es creado para una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, por definición, son complejos, inusuales y arriesgados.

Organización virtual

La organización virtual se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

Organización por redes

Es un modelo de organización vigente en una compañía, y su conversión en un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con capacidad de aprovechar al máximo las ventajas de una organización en red, suponen establecer unas “reglas del juego” distintas a las actuales.

7. Clasificación:

Según su estructura:

*Organización formal:  Para que la organización funcione debe diseñar áreas, sectores y departamentos en los que se concentraran funciones y tareas. Cada uno de ellos se vincula con los restantes a través de canales de comunicación, conformando una estructura planificada con distintos niveles de jerarquía, autoridad y responsabilidad.

*Organización informales: Toda organización requiere una organización formal, previamente planificada y diseñada, surge como consecuencia de relaciones personales y de amistad entre sus integrantes,  grados de interacción de los mismos, intereses comunes, existencia de lideres naturales, fallas de la comunicación, entre otros.

Según su objeto:

*Organización Publicas: Están formadas por un conjunto de organizaciones e instituciones que se encargan de gestionar los recursos del Estado en tres niveles, Nacional, Provincial, y Municipal, su principal objeto es el bienestar de la sociedad.

*Organización Privadas: Están representadas por particulares y los objetivos pueden ser de diversas índole, ósea que sus actividades pueden ser de los mas variadas: industriales, extractivas, de servicios, entre otros.

Según su relación con el ambiente:

*Organización Abiertas: Son aquellas que permanentemente se encuentran en contacto con el ambiente externo a través de los consumidores, proveedores, competidores, entre otros.

*Organización Cerradas:  Actualmente por lo general no se concibe a una organización que no tenga conexión con el ambiente externo

Según su finalidad:

*Organización con fines de lucro: Corresponde a entidades cuyos objetivos están orientados hacia la obtención de beneficios, indefectiblemente económicos, pero también de otros beneficios que se espera conseguir.

*Organización sin fines de lucro: Los fines están dirigidos a sus asociados o al publico en general. Se ocupan de satisfacer las necesidades de un gran numero de personas.

Según su línea de mando:

*Organización vertical: Son organizaciones en las que la autoridad tiene mucho peso, y en la que la comunicación se basa en la disciplina y exigencia de una cadena de mando que surge por escala.

*Organización horizontal: Nacen por decisión de las bases, es desempeño de las funciones se da por representación de un grupo de personas. La participación, el dialogo, el debate, entre otros, corresponde al espíritu de su creación, o sea que responden a un estilo democrático. 

Según su duración:

*Organización permanentes: La mayoría de las organizaciones desean adaptarse a los cambios y desarrollarse permanentemente para mantenerse y crecer en el mercado. Suele haber, por lo tanto, una infección implícita de permanencia. 

*Organización transitorias: Surgen para la creación de un proyecto determinado, y una vez alcanzado con el objetivo propuesto dejan de existir