1.
Definición y objetivo de diagrama de flujo:
Un diagrama consiste en
representar gráficamente, hechos, situaciones, movimientos, relaciones o
fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican las interrelaciones
de diferentes factores y unidades administrativas.
Se conoce como diagramas de flujo
a aquellos gráficos representativos que se utilizan para esquematizar conceptos
vinculados a la programación, la economía, los procesos técnicos y
tecnológicos, la psicología, la educación y casi cualquier temática de análisis.
Los diagramas de flujo son
múltiples y diversos y pueden abordar muchos temas distintos de formas también
muy diferentes. En cualquier caso, el aspecto en común entre ellos es la
presencia de un vinculo entre los conceptos enunciados y una interrelación entre
las ideas.
Sus objetivos a considerar son
los siguientes:
1)Comprender la importancia de
representar el quehacer de la organización con diagramas y mapas de procesos.
2)Conocer las diferentes versiones
de diagramas y mapas de proceso que puede emplear una organización para
desempeñarse eficazmente.
2. Tipos y características de diagrama de
flujo:
Los
diferentes tipos de diagrama de flujo son los siguientes:
•Formato vertical: el flujo y la
secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada
de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere
necesaria, según su propósito.
•Formato horizontal: el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
•Formato panorámico: el proceso
entero esta representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola
mirada mucho mas rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión,
aun para personas no familiarizadas.
Registrara no solo en línea vertical sino también horizontal, distintas
acciones simultaneas y la participación de mas de un puesto o departamento que
el formato vertical no registra.
Sus características son:
•Sintética:
la representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida
en pocas hijas, de preferencia en una sola.
•Simbolizada: la aplicación de la
simbología adecuada a os diagramas de sistemas y procedimientos evita
anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación. La razón
primordial para el empleo de símbolos es que estos estandarizan las actividades,
encasilladlas en grupos compactos de actividades similares.
3.
Técnicas para formular diagramas:
La
planeación es la etapa en la que se decide cuales se adaptan mejor a la
asignación y realización de los fines que desean alcanzar y que información
deberán contener dichos diagramas.
La
evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y conscientemente, conforme va
adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la operación que se analiza.
Durante
la investigación, el analista debe interesarse primordialmente en los diagramas
de flujo o de proceso. Cuando se enfoca en un procedimiento desconocido por
completo, a menudo es posible que el analista especifique el tamaño y el numero
de hojas en las que se acomodaran los diagramas, pero es necesario además
considerar la información verbal recabada en su momento.
El
analista quizás encuentre útil asociar cada símbolo de las graficas con una
lista de comparaciones y de preguntas acerca de la clase de informes que el
necesita.
En
la practica muchos analistas combinan secciones de diagrama borradores y notas
escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, el arte
de entrevistar mejora con la practica y e conocimiento y, con frecuencia, el
analista experto usa, o deja de usar la técnica de diagrama-borrador,
acomodándose a las circunstancia del momento.
Simbología
grafica: es elaborado con un lenguaje grafico inconsciente o no convencional transmitirá un mensaje
deformado o será ineficaz para la comprensión del proceso que se pretende
estudiar.
4. Modelajes de procesos actuales:
El modelaje es una técnica
efectiva para entender y comunicar una situación real en cualquier disciplina.
Por su parte, el modelaje de procesos actuales es una técnica que permite
visualizar , analizar, entender , y lo
mas importante aun, comunicar, los procesos de un sistema de interés para la
organización.
Las ventajas del modelaje de
procesos actuales son los siguientes:
•Enfocar las características mas
importantes de un sistema, ignorando las irrelevantes.
•Discutir cambios y correcciones
de los procesos, a bajo costo y mínimo riesgo
•Conocer los procesos de un
sistema, la interrelación entre ellos y el entorno de cada uno.
•Servir de documentación y guía de
procesos complejos.
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